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交运集团成为全国首家企业数字档案馆试点单位

时间:2019-08-13 23:08 点击:
在大数据技术日益发展的今天,档案管理工作也需跟随时代的步伐,加入新技术和创新元素。7月24日,数字档案馆建

交运集团成为全国首家企业数字档案馆试点单位

档案室。

交运集团成为全国首家企业数字档案馆试点单位

数字档案馆管理平台。

  大众网·海报新闻青岛8月13日讯(记者 蒋甜 通讯员 邢路)在大数据技术日益发展的今天,档案管理工作也需跟随时代的步伐,加入新技术和创新元素。7月24日,数字档案馆建设试点单位评审验收工作在北京召开,经过专家组专业细致的评审,交运集团数字档案馆项目顺利通过验收。作为山东省唯一一家试点单位,标志着交运集团档案信息化工作迈上了一个新台阶。
  什么是数字档案馆?数字档案馆是为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。
  交运集团数字档案馆建设呈现出了五个亮点,一是创新检索方式,实现了“标签导航”和“热词”检索;二是创新车辆电子档案管理方式,采取“一车一档,一档N卷”的归档模式;三是创新电子档案划控分级管理共享模式,较好地解决了“信息孤岛”现象;四是创新档案业务远程在线网络化监督管理模式,实现档案管理全覆盖;五是创新业务档案全流程电子化管理,实践电子档案单套制管理。平台亮点突出,区别于传统意义的档案管理,加入了大数据时代的先进理念和技术,将数字档案馆的功能提升到了一个新高度。
  交运集团数字档案馆规模大、功能强,拥有规范化档案室32个, 档案室库房建筑面积约1000余平方米,馆藏自1950-2019年实体档案近9万卷、26万余件,涵盖管理类、实物类、照片类、音像类等18个门类,馆藏数据包括案卷级目录、文件级目录以及电子文件。
  交运集团数字档案馆实现了全员信息查阅共享,共分两个客户端口,一个是档案管理人员使用,此端口可以实现在线移交、在线归档、在线审批、在线发布、权限管理及在线基层单位监管等功能;另一个是用户端口,用户可以登录阅览档案及数据统计、分析等信息。利用大数据集成和共享的特点,热搜词及日常使用的功能会在首页显示,避免了多次重复查找,节省了人力和时间,让日常查阅更加便捷。
  交运集团档案工作的核心业务是车辆档案管理。近年来,集团把公共交通服务作为传统客运转型主要方向,织就了涵盖城区公交、城际公交、城乡公交、镇村公交和定制公交的“大公交”便民网络,对公交车辆档案的数字化管理成为试点建设的重要特色。交运温馨巴士公司作为集团公交客运的主要运营载体,率先启用ERP综合信息管理系统,其中包含着大量的车辆信息。为此,集团决定将档案系统与交运温馨巴士ERP系统的车辆档案进行无缝链接,有效确保车辆档案各类信息的及时纳入、实时更新。通过“一车一档”分类,满足ERP系统中车辆数据定时归档,实现档案的长久保存。
  通过对车辆信息维修大数据的分析,可以得知哪些公司有哪些线路的维修花费较少,并能自动统计出大修、小修、二次维护等数据,有效节约了人力统计成本,优化了服务流程,提升了档案资源建设与利用效益,更好地为高层决策提供参考,为提高效率和节约成本提供必要的依据。
  车辆档案信息的数据化管控为后续的开发利用打下了良好基础,例如:可根据车辆节能记录分析各公交线路的节能情况,根据维修记录分析车辆零部件的维修率、耐用性等情况,让档案数据变为实实在在可利用的生产资源。


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